Antall delegater per klubb iht vedtektene tilsendes klubbledere i god tid før påmeldingsfristen. Forbundsstyremedlemmer og valgte organisasjonssekretærer kommer i tillegg til klubbens delegater.

AU har vedtatt at klubbene kan stille med en observatør per klubb. Klubbene dekker reise og opphold, SAFE dekker kost.
Program og sakspapirer med regnskap blir sendt ut 14 dager før. Hver enkelt må skrive ut disse selv, da det vil ikke blir utdelt sakspapirer på møtet.